Kto może uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników? Czy jeden pełnomocnik na zgromadzeniu wspólników może reprezentować różnych mocodawców? Kto może być pełnomocnikiem? Jak udzielić pełnomocnictwa w sposób właściwy?
Spis treści
Kto może być pełnomocnikiem, a kto nie?
Każdy wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników i wykonywać na nim prawo głosu. Z art. 243 § 1 Kodeksu spółek handlowych (dalej: KSH) wynika, że prawo to nie ma charakteru osobistego, ponieważ wspólnik może udzielić w tym zakresie pełnomocnictwa, jeżeli ustawa lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń. Niedopuszczalne jest całkowite wykluczenie tej możliwości w umowie spółki, wolno jedynie wprowadzić ograniczenia, np. przez wskazanie, że pełnomocnikiem powinien być inny wspólnik. Członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu, głos oddany przez takiego pełnomocnika będzie nieważny. Ograniczenie wprowadzone dla pracowników nie dotyczy osób, które łączy ze spółką inny stosunek prawny (np. zlecenie).
Skorzystanie z pełnomocnictwa jest wskazane zwłaszcza w przypadku wspólników będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi niebędącymi osobami prawnymi, w których obowiązuje reprezentacja łączna. Pozwoli to na uniknięcie komplikacji związanych z jednoczesnym działaniem reprezentantów łącznych.
Jak udzielić pełnomocnictwa?
Do udzielenia wspomnianego pełnomocnictwa konieczne jest zachowanie formy pisemnej (pod rygorem nieważności). Z drugiej strony art. 243 § 2 KSH stanowi lex specialis w stosunku do przepisów Kodeksu cywilnego (dalej: KC) dotyczących formy czynności prawnych. Tym samym:
– nie ma znaczenia przedmiot obrad i uchwał zgromadzenia wspólników, do głosowania nad uchwałą zamieszczaną w protokole obligatoryjnie sporządzanym przez notariusza nie jest wymagane pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego,
– zachowanie formy pisemnej to wymóg minimalny, ważny jest również dokument w formie aktu notarialnego lub z podpisem poświadczonym przez notariusza,
– dostarczenie na zgromadzenie skanu, zdjęcia lub faksu pełnomocnictwa nie jest wystarczające,
– równoważne z udzielonym na piśmie jest pełnomocnictwo w formie elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (wynika to z art. 781 KC).
Kopię pełnomocnictwa dołącza się do księgi protokołów. Udzielenie pełnomocnictwa nie pozbawia wspólnika możliwości osobistego wykonywania praw korporacyjnych. Nadal może on samodzielnie wziąć udział w zgromadzeniu i wykonać prawo głosu. Uprawnienia mocodawcy mają pierwszeństwo.
Jeden pełnomocnik dla kilku wspólników
Jeżeli kilku wspólników udzieli pełnomocnictwa jednej osobie, wykonuje ona prawo głosu oddzielnie w stosunku do każdego z mocodawców. Tym samym może głosować „za” w imieniu jednego z nich i „przeciw” w imieniu drugiego.
Co zrobić w przypadku kilku pełnomocników jednego wspólnika?
Wspólnik może ustanowić kilku pełnomocników łącznie, ale z całego pakietu przysługujących mu udziałów (zasada nierozszczepialności praw udziałowych). Należy im wydać jedną kartę do głosowania, jednak każdy z nich może uczestniczyć w obradach i dyskusji. Z kolei ustanowienie kilku pełnomocników uprawnionych do samodzielnego działania może doprowadzić do sytuacji, gdy na zgromadzeniu stawi się więcej niż jeden z nich. Jeżeli nie uzgodnią, kto będzie reprezentować mocodawcę, pozostanie im jednomyślne wykonywanie prawa głosu z całego pakietu udziałów.
Warto pamiętać, że zgodnie z art. 2 KSH do skutków prawnych działania pełnomocnika oraz stosunku wewnętrznego między nim i mocodawcą (wspólnikiem) stosuje się przepisy art. 95-109 KC. Jeżeli wymaga tego właściwość (natura) stosunku prawnego spółki handlowej, przepisy te stosuje się odpowiednio.
Stan prawny: 03.05.2023r.
