Jak skorzystać z pomocy notarialnej za granicą? Czy konsul RP może wykonywać czynności notarialne? Jaki jest zakres pomocy udzielanej przez konsulat? Kto może skorzystać z pomocy konsula? Czy i kiedy konsul może odmówić wykonania czynności? Na te i inne pytania odpowiadam w niniejszej publikacji.

Czynności notarialne za granicą – notariusz i konsul

Mimo mobilności naszych rodaków i rosnącego obrotu transgranicznego nadal obowiązuje zasada, że polski notariusz dokonuje czynności notarialnych wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W jego skład wchodzą również morskie wody wewnętrzne i morze terytorialne (art. 2 ust. 2 ustawy z 21.03.1991r. o obszarach morskich Rzeczypospolitej Polskiej i administracji morskiej). Tym samym nie ma przeciwwskazań do dokonania czynności notarialnej przez polskiego notariusza na znajdującym się tam statku lub innej jednostce (podobnie jak na pokładzie samolotu, który nie opuścił polskiej przestrzeni powietrznej). Jeżeli jednak zachodzi potrzeba dokonania czynności na terytorium innego państwa, należy udać się do miejscowego notariusza lub skorzystać z pomocy polskiego konsula.

Zadania konsula

Zgodnie z art. 5 lit. f Konwencji wiedeńskiej o stosunkach konsularnych sporządzonej w Wiedniu 24.04.1963r. funkcje konsularne polegają na działaniu w charakterze notariusza i urzędnika stanu cywilnego oraz wykonywaniu podobnych czynności, jak również pewnych funkcji o charakterze administracyjnym, jeżeli nie sprzeciwiają się temu ustawy i inne przepisy państwa przyjmującego.

Z przepisów ustawy z 25.06.2015r. Prawo konsularne (dalej: PK) wynika, że:

• zadaniem konsula Rzeczypospolitej Polskiej (państwa wysyłającego) jest m.in. ochrona interesów Rzeczypospolitej Polskiej i jej obywateli za granicą (art. 1 PK),
• konsulem jest kierownik urzędu konsularnego, a w okręgu konsularnym, w którym nie utworzono urzędu konsularnego – powołany urzędnik konsularny w przedstawicielstwie dyplomatycznym (art. 10 PK),
• konsul wykonuje funkcje konsularne osobiście, jednak może na piśmie upoważnić podległych mu urzędników konsularnych do wykonywania funkcji konsularnych w jego imieniu (art. 16 ust. 1 i 2 PK),
• funkcjami konsularnymi jest ogół działań i czynności, do których konsul jest uprawniony zgodnie z przepisami prawa polskiego, prawa międzynarodowego, prawa Unii Europejskiej oraz zwyczajami międzynarodowymi (art. 17 PK),
• do funkcji konsularnych należy również dokonywanie czynności notarialnych, jednak w bardzo ograniczonym zakresie (art. 28 – 30 PK).

Kto może skorzystać z pomocy konsula?

Konsul dokonuje czynności notarialnych na wniosek:

• obywatela polskiego lub organu administracji publicznej w Rzeczypospolitej Polskiej (art. 28 ust. 1 PK),
• osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niebędącej osobą prawną, która ma siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (art. 28 ust. 1 w zw. z art. 3 ust. 2 PK),
• cudzoziemca lub organu administracji publicznej w państwie przyjmującym, jeżeli mają one wywrzeć skutek na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (art. 28 ust. 2 PK).

Zakres czynności notarialnych konsula

Zgodnie z art. 28 ust. 1 PK konsul:

1. sporządza i poświadcza wypisy, odpisy, wyciągi i kopie dokumentów,
2. poświadcza własnoręczność podpisu i znaku ręcznego,
3. poświadcza datę okazania dokumentu, pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu.

W powyższym zakresie (katalog zamknięty) konsul działa na podstawie upoważnienia ogólnego, udzielonego na piśmie przez ministra właściwego do spraw zagranicznych w porozumieniu z Ministrem Sprawiedliwości (art. 33 ust. 1 PK).
Konsul nie sporządza aktu poświadczenia dziedziczenia, nie przyjmuje wykazu inwentarza, nie dokonuje czynności dotyczących europejskich poświadczeń spadkowych oraz nie sporządza elektronicznych wypisów i wyciągów z aktów notarialnych (art. 30 PK).

Czy konsul może odmówić wykonania czynności?

Zgodnie z art. 35 ust. 1 i 2 PK konsul:
1) odmawia wykonania czynności, która byłaby sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego,
2) może odmówić wykonania czynności, jeżeli jej wykonanie:
a) mogłoby stanowić zagrożenie dla życia lub zdrowia jego lub innych osób,
b) mogłoby wywołać poważną szkodę,
c) wymagałoby nieproporcjonalnie dużych nakładów, a istnieją inne możliwości wykonania czynności łatwo dostępne dla składającego wniosek.

Czy konsul może sporządzać akty notarialne?

Z art. 28 ust. 3 PK wynika, że konsul może sporządzić akt notarialny po uzyskaniu od Ministra Sprawiedliwości upoważnienia na piśmie, udzielonego mu na wniosek ministra właściwego do spraw zagranicznych. Upoważnienie nie ma ogólnego charakteru i dotyczy konkretnego pojedynczego aktu notarialnego. Przepis ten stanowi istotne ograniczenie i powoduje, że w praktyce konsulowie nie sporządzają aktów notarialnych. Osobie zainteresowanej pozostaje skorzystanie z usługi notariusza państwa przyjmującego.

Jakie prawo stosuje konsul?

Do czynności notarialnych konsula stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z 14.02.1991r. Prawo o notariacie i mają one taką samą moc prawną jak czynności wykonane przez notariusza w Rzeczypospolitej Polskiej (art. 29 PK).
Z powołanego przepisu wynika, że konsul działa na terytorium państwa przyjmującego, ale nie w charakterze miejscowego notariusza. Jest polskim urzędnikiem państwowym i dokonywane przez niego czynności notarialne muszą być zgodne z prawem polskim, również pod względem formy.

Problem pełnomocnictwa za granicą

Wspomniane rozróżnienie jest szczególnie istotne w przypadku sporządzenia za granicą pełnomocnictwa do zbycia lub nabycia nieruchomości położonej w Polsce.

Mamy 2 porządki prawne:

1) Rzeczypospolitej Polskiej, w którym obowiązują przepisy:
a) art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego (dalej: KC): jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie,
b) art. 158 KC, z którego wynika, że umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości (lub umowa przenosząca własność) powinna być zawarta w formie aktu notarialnego,
2) państwa przyjmującego, w którym do zachowania ważności pełnomocnictwa do zbycia lub nabycia nieruchomości wystarczy zachowanie innej formy, np. pisemnej z notarialnie poświadczonym podpisem.

Jeżeli mocodawca będący polskim obywatelem uda się do notariusza państwa przyjmującego, przy udzieleniu pełnomocnictwa skorzysta z możliwości wyboru prawa właściwego, przewidzianej w art. 23 ust. 1 w zw. z art. 4 ust. 1 ustawy z 04.02.2011r. Prawo prywatne międzynarodowe (dalej: PPM). Zgodnie z art. 25 ust. 1 PPM forma czynności prawnej podlega prawu właściwemu dla tej czynności, wystarczy jednak zachowanie formy przewidzianej przez prawo państwa, w którym czynność zostaje dokonana. Tym samym pełnomocnictwo sporządzone w formie przewidzianej w prawie państwa przyjmującego będzie respektowane w Polsce (o ile coś innego nie wynika z umowy dwustronnej zawartej przez wspomniane państwa).

W przypadku konsula dokonywane przez niego czynności notarialne nie podlegają ocenie wg zasad PPM, lecz muszą być zgodne z prawem polskim. Stąd omawiane pełnomocnictwo wymaga zachowania formy aktu notarialnego.

Wniosek? Ze względu na tryb przewidziany w art. 28 ust. 3 PK lepiej udać się do notariusza państwa przyjmującego…

Czynności notarialne konsula honorowego

Zgodnie z art. 120 PK konsulem honorowym Rzeczypospolitej Polskiej może być obywatel polski lub cudzoziemiec stale zamieszkały w państwie przyjmującym, posiadający wysoki autorytet oraz dający rękojmię wykonywania działań zgodnie z interesami Rzeczypospolitej Polskiej. W myśl art. 134 PK w uzasadnionych przypadkach minister właściwy do spraw zagranicznych może powierzyć konsulowi honorowemu, na jego wniosek, wykonywanie określonych czynności, o których mowa w art. 28 ust. 1 PK (opisanych wyżej w akapicie „Zakres czynności notarialnych konsula”). Czynności konsula honorowego również mają taką samą moc prawną jak czynności wykonane przez notariusza w Rzeczypospolitej Polskiej, co wynika ze stosowanego odpowiednio art. 29 PK.

Stan prawny: 24.03.2025r.